Архивный отдел

You are here

Content

Положение об архивном отделе администрации города Тамбова

(утверждено постановлением администрации города Тамбова от 25.06.2013 № 5339)

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации города Тамбова (далее – архивный отдел) является органом администрации города Тамбова (далее – администрация города) и формируется главой администрации города на основании решения Тамбовской городской Думы.

1.2. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, приказами Министерства культуры Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов государственной власти Тамбовской области, правовыми актами органов местного самоуправления муниципального образования городской округ - город Тамбов (далее – город Тамбов), настоящим Положением.

1.3. Архивный отдел имеет печати и штампы, необходимые для осуществления своих полномочий.

1.4. Положение об архивном отделе утверждается постановлением администрации города.

1.5. Деятельность архивного отдела координирует и контролирует глава администрации города, курирующий заместитель главы администрации города, непосредственное руководство осуществляет начальник архивного отдела.

2. Основные задачи

Основными задачами архивного отдела являются:

2.1. Развитие и совершенствование архивного дела в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях и предприятиях (далее – организации) города Тамбова, анализ его состояния.

2.2. Организация и обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов органов местного самоуправления, организаций города Тамбова, архивных документов личного происхождения, находящихся на хранении в архивном отделе.

2.3. Организационно-методическое руководство и организация архивного делопроизводства в органах Администрации города, организациях – источниках комплектования архивного отдела.

2.4. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области, находящихся на хранении в архивах организаций – источников комплектования архивного отдела.

3. Функции

В соответствии с основными задачами архивный отдел выполняет следующие функции:

3.1. Обеспечение хранения:

– архивных документов, являющихся государственной  собственностью,  переданных на хранение в архивный отдел на основании законодательства Тамбовской области;

– архивных документов, являющихся муниципальной собственностью города Тамбова, входящих в состав Архивного фонда Тамбовской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, организаций, отнесенных к муниципальной собственности города Тамбова;

– архивных документов юридических и физических лиц, переданных в муниципальную собственность города Тамбова, в том числе документов личного происхождения;

– учетных документов и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности.

3.2. Подготовка актов и иных документов по результатам проводимого комплекса мероприятий по сохранности архивных документов в соответствии с федеральным законодательством.

3.3. Проведение в установленном порядке экспертизы ценности архивных документов, находящихся на хранении в архивном отделе.

3.4. Разработка и, по согласованию с экспертно-проверочной комиссией управления культуры и архивного дела Тамбовской области, предоставление на утверждение главе администрации города списка организаций - источников комплектования архивного отдела, ведение систематической работы по его уточнению.

3.5. Рассмотрение и предоставление экспертно-проверочной комиссии управления культуры и архивного дела Тамбовской области для утверждения и согласования описей дел постоянного срока хранения, описей дел по личному составу, номенклатур дел организаций – источников комплектования архивного отдела.

3.6. Оказание методической и практической помощи архивным, делопроизводственным и экспертным службам источников комплектования архивного отдела, в том числе на договорной основе.

3.7. Осуществление приема архивных документов на хранение в соответствии с действующим законодательством.

3.8. Ведение основных и вспомогательных учетных документов, в том числе паспорта архива.

3.9. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к архивным документам, создание автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, справочников о составе документов.

3.10. Организация работы по предоставлению муниципальных услуг в соответствии с федеральным законодательством:

- исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации, выдача соответствующим образом оформленных архивных справок, выписок, копий документов, информационных писем или писем об отсутствии запрашиваемых сведений в архивном отделе;

- предоставление архивной информации пользователям в читальном зале архивного отдела.

3.11. Размещение и актуализация сведений о предоставляемых муниципальных услугах в информационной системе «Реестр государственных и муниципальных услуг Тамбовской области».

3.12. Осуществление приема граждан и представителей юридических лиц, информирование заинтересованных лиц о составе и содержании архивных документов, находящихся в архивном отделе, а в случае отсутствия в архивном отделе запрашиваемых документов консультирование об их возможном местонахождении.

3.13. Соблюдение требований конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.

3.14. Популяризация архивного дела и архивных документов: оформление выставок по архивным документам, подготовка материалов для средств массовой информации, использование иных средств для достижения указанной цели.

3.15. Осуществление подготовки проектов постановлений, распоряжений главы администрации города по вопросам, отнесенным к функциям архивного отдела.

3.16. Оказание содействия в обеспечении хранения, комплектования, учета и использования архивных документов органам, организациям, расположенным на территории города Тамбова, не являющимся источниками комплектования архивного отдела.

3.17. Разработка и реализация мероприятий по улучшению работы архивов организаций – источников комплектования архивного отдела, повышению квалификации их работников: проведение совещаний, семинаров и консультаций по вопросам организации архивного дела.

3.18. Осуществление своевременного обновления собственного сегмента информации на официальном сайте администрации города и в помещениях архивного отдела.

4. Права

Для осуществления своих функций архивный отдел имеет право:

4.1. Запрашивать и в установленном порядке получать от органов администрации города и организаций независимо от форм собственности необходимую информацию.

4.2. Вносить в установленном порядке на рассмотрение главы администрации города проекты постановлений и распоряжений, а также предложения по вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

4.3. Пользоваться в установленном порядке информационными ресурсами администрации города.

4.4. Участвовать в работе совещаний, семинаров при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции архивного отдела.

4.5. Вносить на рассмотрение главы администрации города представления о назначении, перемещении и увольнении работников архивного отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.6. Осуществлять иные полномочия по поручению главы администрации города.

5. Ответственность

5.1. Архивный отдел несет ответственность за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных на него задач в соответствии с действующим федеральным законодательством, правовыми актами органов местного самоуправления города Тамбова.

5.2. Начальник архивного отдела несет персональную ответственность за невыполнение или несвоевременное выполнение задач, возложенных на архивный отдел, с учетом прав и полномочий, предоставленных настоящим Положением и правовыми актами главы администрации города.

5.3. Начальник архивного отдела и специалисты несут персональную ответственность за ненадлежащее исполнение, неисполнение или несвоевременное исполнение возложенных на них обязанностей, с учетом предоставленных им прав в соответствии с настоящим Положением и должностными инструкциями.

6. Взаимоотношения

Взаимоотношения архивного отдела с Тамбовской городской Думой, органами администрации города, организациями строятся в соответствии с действующим законодательством, Регламентом администрации города и другими нормативными документами, определяющими порядок деятельности администрации города.