Архивный отдел

Положение об архивном отделе администрации города Тамбова Тамбовской области

(утверждено постановлением администрации города Тамбова от 25.06.2013 № 5339 с изменениями от 14.01.2016, от 31.08.2017)

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации города Тамбова Тамбовской области (далее – архивный отдел) является органом администрации города Тамбова Тамбовской области (далее – администрация города) и формируется главой города Тамбова Тамбовской области на основании решения Тамбовской городской Думы Тамбовской области.

1.2. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, приказами Министерства культуры Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов государственной власти Тамбовской области, правовыми актами органов местного самоуправления муниципального образования городской округ - город Тамбов (далее – город Тамбов), настоящим Положением.

1.3. Архивный отдел имеет печати и штампы, необходимые для осуществления своих полномочий.

1.4. Положение об архивном отделе утверждается постановлением администрации города.

1.5. Деятельность архивного отдела координирует и контролирует глава города Тамбова Тамбовской области, курирующий заместитель главы администрации города Тамбовской области, непосредственное руководство осуществляет начальник архивного отдела.

2. Основные задачи

Основными задачами архивного отдела являются:

2.1. Развитие и совершенствование архивного дела в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях и предприятиях (далее – организации) города Тамбова, анализ его состояния.

2.2. Организация и обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов органов местного самоуправления, организаций города Тамбова, архивных документов личного происхождения, находящихся на хранении в архивном отделе.

2.3. Организационно-методическое руководство и организация архивного делопроизводства в органах администрации города, организациях – источниках комплектования архивного отдела.

2.4. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области, находящихся на хранении в архивах организаций – источников комплектования архивного отдела.

3. Функции

В соответствии с основными задачами архивный отдел выполняет следующие функции:

3.1. Обеспечение хранения:

– архивных документов, являющихся государственной  собственностью,  переданных на хранение в архивный отдел на основании законодательства Тамбовской области;

– архивных документов, являющихся муниципальной собственностью города Тамбова, входящих в состав Архивного фонда Тамбовской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, организаций, отнесенных к муниципальной собственности города Тамбова;

– архивных документов юридических и физических лиц, переданных в муниципальную собственность города Тамбова, в том числе документов личного происхождения;

– учетных документов и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности.

3.2. Подготовка актов и иных документов по результатам проводимого комплекса мероприятий по сохранности архивных документов в соответствии с федеральным законодательством.

3.3. Проведение в установленном порядке экспертизы ценности архивных документов, находящихся на хранении в архивном отделе.

3.4. Разработка и, по согласованию с экспертно-проверочной комиссией управления культуры и архивного дела Тамбовской области, предоставление на утверждение главе города Тамбова Тамбовской области списка организаций - источников комплектования архивного отдела, ведение систематической работы по его уточнению.

3.5. Рассмотрение и предоставление экспертно-проверочной комиссии управления культуры и архивного дела Тамбовской области для утверждения и согласования описей дел постоянного срока хранения, описей дел по личному составу, номенклатур дел организаций – источников комплектования архивного отдела.

3.6. Оказание методической и практической помощи архивным, делопроизводственным и экспертным службам источников комплектования архивного отдела, в том числе на договорной основе.

3.7. Осуществление приема архивных документов на хранение в соответствии с действующим законодательством.

3.8. Ведение основных и вспомогательных учетных документов, в том числе паспорта архива.

3.9. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к архивным документам, создание автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, справочников о составе документов.

3.10. Организация работы по предоставлению муниципальных услуг в соответствии с федеральным законодательством:

- исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации, выдача соответствующим образом оформленных архивных справок, выписок, копий документов, информационных писем или писем об отсутствии запрашиваемых сведений в архивном отделе;

- предоставление архивной информации пользователям в читальном зале архивного отдела.

3.11. Размещение и актуализация сведений о предоставляемых муниципальных услугах в информационной системе «Реестр государственных и муниципальных услуг Тамбовской области».

3.12. Осуществление приема граждан и представителей юридических лиц, информирование заинтересованных лиц о составе и содержании архивных документов, находящихся в архивном отделе, а в случае отсутствия в архивном отделе запрашиваемых документов консультирование об их возможном местонахождении.

3.13. Соблюдение требований конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.

3.14. Популяризация архивного дела и архивных документов: оформление выставок по архивным документам, подготовка материалов для средств массовой информации, использование иных средств для достижения указанной цели.

3.15. Осуществление подготовки проектов постановлений, распоряжений администрации города по вопросам, отнесенным к функциям архивного отдела.

3.16. Оказание содействия в обеспечении хранения, комплектования, учета и использования архивных документов органам, организациям, расположенным на территории города Тамбова, не являющимся источниками комплектования архивного отдела.

3.17. Разработка и реализация мероприятий по улучшению работы архивов организаций – источников комплектования архивного отдела, повышению квалификации их работников: проведение совещаний, семинаров и консультаций по вопросам организации архивного дела.

3.18. Осуществление своевременного обновления собственного сегмента информации на официальном интернет-портале администрации города Тамбовской области и главы города Тамбова Тамбовской области  и в помещениях архивного отдела.

4. Права

Для осуществления своих функций архивный отдел имеет право:

4.1. Запрашивать и в установленном порядке получать от органов администрации города и организаций независимо от форм собственности необходимую информацию.

4.2. Вносить в установленном порядке на рассмотрение главы города Тамбова Тамбовской области проекты постановлений и распоряжений, а также предложения по вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

4.3. Пользоваться в установленном порядке информационными ресурсами администрации города.

4.4. Участвовать в работе совещаний, семинаров при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции архивного отдела.

4.5. Вносить на рассмотрение главы города Тамбова Тамбовской области представления о назначении, перемещении и увольнении работников архивного отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.6. Осуществлять иные полномочия по поручению главы города Тамбова Тамбовской области.

5. Ответственность

5.1. Архивный отдел несет ответственность за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных на него задач в соответствии с действующим федеральным законодательством, правовыми актами органов местного самоуправления города Тамбова.

5.2. Начальник архивного отдела несет персональную ответственность за невыполнение или несвоевременное выполнение задач, возложенных на архивный отдел, с учетом прав и полномочий, предоставленных настоящим Положением и правовыми актами администрации города.

5.3. Начальник архивного отдела и специалисты несут персональную ответственность за ненадлежащее исполнение, неисполнение или несвоевременное исполнение возложенных на них обязанностей, с учетом предоставленных им прав в соответствии с настоящим Положением и должностными инструкциями.

6. Взаимоотношения

Взаимоотношения архивного отдела с Тамбовской городской Думой Тамбовской области, органами администрации города, организациями строятся в соответствии с действующим законодательством, Регламентом администрации города и другими нормативными документами, определяющими порядок деятельности администрации города.